Организация офисного переезда: с чего начать?

Мотивация к смене офиса может быть обусловлена желанием работать в более приятном месте или комфортном месте. Любой, кто хоть раз переезжал, знает, что это утомительная и сложная логистическая операция. Как обстоят дела при переезде офиса и что нужно сделать, чтобы весь процесс прошел гладко?

Как подготовиться к офисному переезду?

Следует помнить, что такой большой проект может пройти без лишнего стресса, только если хорошо к нему подготовиться и нанять транспортную компанию, например, transmover.kz. Общение — очень важный вопрос, о котором нельзя забывать. Сотрудники компании должны быть заранее проинформированы о всех намерениях. Важно объяснить, что будет включать переезд и как их работа может выглядеть в ближайшем будущем. Сотрудники должны быть убеждены в правильности решения, чтобы в будущем им было легче делегировать задачи, связанные с переездом. После этого следует приступить к написанию реалистичного плана действий.

Список задач наверняка будет отличаться в зависимости от специфики и размера компании. Список выполняемых обязанностей лучше всего распределить во времени и составить так называемый график переезда, который поможет контролировать, что все идет по плану. Следует учитывать определенный запас времени и не стоит предполагать самый оптимистичный сценарий, что получится за один вечер сгруппировать и упаковать документы и мебель из огромного офиса.

Если компания большая, идеальное решение — назначить людей, ответственных за определенные части процесса. Однако для того, чтобы не допускать простоев в рабочем процессе, следует спланировать переезд на выходные. Если это произойдет в течение недели, сотрудникам придется дольше оставаться на работе в течение следующих нескольких дней, чтобы компенсировать это время.

Переезд офиса за 4 шага

После того, как руководитель поставил задачи, он может разделить переезд на следующие этапы.

Тщательная уборка

Переезд в офис — отличное время, чтобы избавиться от просроченных документов или использованных канцелярских принадлежностей. Такая уборка в большой компании может оказаться довольно сложной задачей, поэтому лучшее решение — попросить каждого  сотрудника очистить пространство вокруг своего рабочего места. Это позволит избежать перевозки ненужных вещей в новую штаб-квартиру.

Транспортная компания

Офисы, размещенные в крупных городах, обычно имеют больше возможностей, когда дело доходит до выбора компании, которая поможет перевезти вещи на новое место. Выбирая транспортные услуги, стоит ознакомиться со срезом цен и отзывами клиентов.

Материалы для упаковки

Следующими шагами являются картонные коробки, ленты или пузырчатая пленка. Каждый предмет можно пронумеровать и внести в специальный список. Это поможет идентифицировать коробки во время распаковки и гарантирует, что сотрудники не потеряют оборудование во время транспортировки.

Тщательно планировка пространства

Планировка помещения станет отличным подспорьем в начале работы после офисного переезда. Зная планировку комнат, можно изначально расставить столы или оборудование. Также рекомендуется упаковать вещи в соответствии с кабинетами, в которых они находятся. Все, что нужно сделать, это попросить команду по переезду разложить картонные коробки в соответствии с пожеланиями — после завершения всей операции возвращение в корпоративную реальность будет намного быстрее.